Dernière mise à jour

1er Avril 2017
version 4.7
Direction de la Formation, de la Communication et la Documentation (DFCD) 2017-04-06T10:26:13+00:00

Historique

Le Centre de Documentation et d’Archives (CDA) de la Direction Générale du Budget et des Finances (DGBF), bien qu’existant formellement depuis longtemps, a connu beaucoup de difficultés dans la matérialisation de son fonctionnement. Le service d’information documentaire d’alors dénommé « Les Archives » fonctionnait avec un seul agent sans la moindre qualification requise. C’est en 1999, avec l’arrivée de deux (02) Documentalistes, que le service documentaire retrouve quelque dynamisme. A l’avènement de l’actuelle Direction Générale du Budget et des Finances en 2001, le projet de doter la DGBF d’un véritable centre de documentation pris forme.Le centre de documentation qui dépendait jusque-là de la Direction du Budget de l’Etat (DBE) va désormais être rattaché à la Direction des Politiques et Synthèses Budgétaires (DPSB).Dès lors, le dossier sur le projet de mise en place d’un véritable Centre de Documentation et d’Archives à la DGBF va connaître un intérêt certain auprès des décideurs.

Pour réussir ce projet, la nouvelle équipe va s’atteler à initier une politique conséquente devant conduire, à terme, à la mise en place effective de ce centre. Aussi, pour y parvenir, va t-elle s’engager à mener une série d’actions, notamment le démarrage en 2006 des travaux de réhabilitation et d’équipement des locaux, le recrutement de personnel technicien des sciences de l’information, la livraison des travaux en 2009, ainsi que les activités menées pour la mise en œuvre effective dudit projet.

En 2013, le CDA quitte la tutelle de la DPSB pour la Direction de la Formation, de la Documentation et de la Communication (DFDC).

Description Fasciale

Le Centre de Documentation et d’Archives (CDA) de la Direction Générale du Budget et des Finances (DGBF), bien qu’existant formellement depuis longtemps, a connu beaucoup de difficultés dans la matérialisation de son fonctionnement.

Le service d’information documentaire d’alors dénommé « Les Archives » fonctionnait avec un seul agent sans la moindre qualification requise.

C’est en 1999, avec l’arrivée de deux (02) Documentalistes, que le service documentaire retrouve quelque dynamisme.

A l’avènement de l’actuelle Direction Générale du Budget et des Finances en 2001, le projet de doter la DGBF d’un véritable centre de documentation pris forme.

Le centre de documentation qui dépendait jusque-là de la Direction du Budget de l’Etat (DBE) va désormais être rattaché à la Direction des Politiques et Synthèses Budgétaires (DPSB).

Dès lors, le dossier sur le projet de mise en place d’un véritable Centre de Documentation et d’Archives à la DGBF va connaître un intérêt certain auprès des décideurs.

Pour réussir ce projet, la nouvelle équipe va s’atteler à initier une politique conséquente devant conduire, à terme, à la mise en place effective de ce centre. Aussi, pour y parvenir, va t-elle s’engager à mener une série d’actions, notamment le démarrage en 2006 des travaux de réhabilitation et d’équipement des locaux, le recrutement de personnel technicien des sciences de l’information, la livraison des travaux en 2009, ainsi que les activités menées pour la mise en œuvre effective dudit projet.

En 2013, le CDA quitte la tutelle de la DPSB pour la Direction de la Formation, de la Documentation et de la Communication (DFDC).

Personnel du CDA

Les activités du CDA sont menées au quotidien par sept (07) agents dont :

  • 01 Conservateur d’archives Principal ;
  • 01 Conservateur documentaliste Principal ;
  • 01 Conservateur d’archives ;
  • 01 Assistant-conservateur documentaliste ;
  • 01 Assistant-conservateur de bibliothèque ;
  • 01 Documentaliste ;
  • 01 Archiviste.

Ressources Documentaires

Le CDA dispose d’un fonds documentaire couvrant plusieurs domaines du savoir (Economie, Finances, Droit, Comptabilité, Méthodes quantitatives, Fiscalité, Culture générale etc.), de plusieurs titres de périodiques, du Journal Officiel de la République de Côte-d’Ivoire ainsi que de plusieurs autres textes règlementaires et d’archives essentielles relevant de l’activité budgétaire.

(Voir les différents liens donnant accès aux listes de chaque type de documents).

Mission et Attribution

Conformément aux dispositions de l’article 93 du décret N° 2011-222 du 07 septembre 2011 portant organisation du Ministère de l’Economie et des Finances, le CDA est intégré à la Direction de la Formation, de la Documentation et de la Communication (DFDC).

La mission principale du CDA est de mettre en œuvre la politique documentaire et d’archivage à travers la coordination des activités documentaires et archivistiques de l’ensemble des services de la DGBF.

Le CDA est chargé de :

  • collecter les ressources documentaires en vue de les mettre à la disposition des usagers ;
  • traiter et conserver les documents acquis ;
  • concevoir des produits documentaires (catalogues, dossiers d’informations, de presse…) ;
  • diffuser et communiquer l’information documentaire disponible ;
  • procéder à la restauration des documents ;
  • assister les services producteurs de la DGBF dans la gestion quotidienne des documents qu’ils détiennent ;
  • organiser les documents parvenus au terme de leur utilité courante et semi- courante ;
  • gérer des transferts de documents au CDA ;
  • inventorier, trier, classer, conserver et communiquer les archives versées au CDA ;
  • élaborer et suivre avec les structures de la DGBF, la politique d’archivage mise en place (définition du tableau de gestion des archives, fixation des conditions d’accès aux archives des différentes structures, programmation des versements d’archives, etc.).

Fonctionnement du CDA

Rapport entre le CDA et les autres Structures

Désignation et rôle des correspondants-archives

Dans le cadre de la réalisation des missions qui lui sont assignées, le CDA dispose de correspondants-archives au sein des services de la DGBF, dont les responsabilités sont les suivantes :

  • assurer la liaison avec le CDA ;
  • participer aux travaux de préparation et de mise en œuvre de la politique documentaire et d’archivage ;
  • participer aux travaux relatifs à la gestion des archives de la DGBF et superviser toutes les activités liées à ces questions dans leurs services.

Pour les structures disposant de services de documentation et d’archives, le spécialiste en poste est le correspondant.

Politiques d’acquisition documentaire

Le CDA est chargé de mener toutes les démarches nécessaires, en vue d’acquérir les ressources documentaires.

Toutefois, les autres services de la DGBF sont consultés pour faire des suggestions d’acquisitions dans leurs domaines de compétence, afin d’accroître le fonds documentaire existant.

En outre, tous les services de la DGBF sont tenus de transmettre au CDA, des exemplaires des documents jugés nécessaires pour l’information budgétaire.

Services offerts

Les services offerts par le CDA aux usagers, sont régis par les règles de fonctionnement du CDA.

Gestion des archives aux différents stades d’utilisation

Le CDA apporte son aide et ses conseils aux services de la DGBF, responsables du classement et de la conservation de leurs archives courantes et semi-courantes.

Le CDA est responsable de la conservation matérielle et de l’intégrité des archives historiques essentielles qui lui sont transférées.

Transfert ou versement des documents

Les transferts ou versements de documents au CDA sont accompagnés de bordereaux descriptifs établis par les services producteurs des documents ou le service d’archives. À cet effet, un modèle de bordereau descriptif est mis à la disposition de tous les services.

Communication des archives

Les documents d’archives conservés au CDA restent à la disposition exclusive du service versant, dont ils proviennent et leur diffusion à toute personne extérieure, est assujettie à son accord exprimé sur le bordereau descriptif.

Toutefois, à l’expiration des délais prévus par les services versants, les archives sont librement communicables.

Définition de la durée d’utilité des archives

Dans le cadre de la politique d’archivage des documents de la DGBF, le CDA élabore le tableau de gestion des archives indiquant les délais d’utilité administrative et le sort final des documents, en collaboration avec les services producteurs.

 

Sélection des documents à détruire

La sélection des documents se fait en deux (02) phases :

  • la première phase est menée au sein des services producteurs avec l’assistance du CDA ;
  • la seconde phase incombe au CDA, qui élabore une liste d’élimination des documents reçus et propose cette liste aux services producteurs pour avis.

Règles de Fonctionnement du CDA

Horaires d’ouverture

Le CDA est ouvert au public, tous les jours ouvrables de 8h à 17h.

Accès au CDA

  1. Le CDA est ouvert à tous.
  2. Le personnel de la DGBF dénommé « usagers internes », a accès au CDA sur présentation de toute pièce justifiant de sa qualité d’agent en activité.
  3. Les autres usagers dénommés « usagers externes » ont accès au CDA sur présentation de leur carte d’accès.
  4. Les stagiaires sont assimilés aux usagers externes durant la période du stage et bénéficient gratuitement d’une carte d’accès.
  5. Le coût de la carte d’accès des usagers externes est fixé à la somme de trois mille (3000) FCFA. La validité de cette carte est d’un (01) an.
  6. Les usagers sont priés de déposer leurs sacs, cartables ou porte-documents, à la consigne à l’entrée de la salle de lecture. Les documents personnels doivent être présentés à la consigne pour vérification tant à l’entrée qu’à la sortie.

 

Consultation des documents

  1. La consultation des documents est soumise à l’autorisation des agents du CDA.
  2. La consultation des documents au CDA se fait :
    • par accès contrôlé pour les documents contenus dans les salles de réserves,
    • par accès libre pour les périodiques et usuels dans la salle de lecture.
  3. Les usagers externes doivent consulter les ouvrages sur place.
  4. Les usagers sont priés après consultation de déposer tous les documents à la banque de prêts.
  5. Il est strictement interdit d’annoter les ouvrages.
  6. La reproduction intégrale des ouvrages est interdite.
  7. Les photocopies sont payantes au coût de 25F la page.
  8. Il est interdit aux usagers de procéder eux-mêmes à la restauration des documents empruntés.
  9. En cas de perte de sa carte d’accès, l’usager externe se fera établir un duplicata au prix de 2000 FCFA.

 

Prêt des documents

  1. Le prêt est exclusivement réservé au personnel de la DGBF en activité.
  2. Le prêt doit être autorisé et enregistré par le CDA.
  3. Le CDA peut à tout moment demander le retour d’un document emprunté en cas de besoin pressant pour consultation ou photocopies.
  4. Le prêt est limité à deux (02) documents à la fois.
  5. La durée du prêt est de quinze (15) jours, renouvelable 1 seule fois. Toutefois, le CDA peut, à titre exceptionnel, proroger la durée du prêt si l’un des documents empruntés ne fait pas l’objet de demande par un autre usager.
  6. Les périodiques et les documents de référence (usuels, catalogues, index, etc.) sont exclus du prêt.
  7. Les usagers internes doivent immédiatement informer le CDA de tout changement de coordonnées.
  8. Le CDA peut refuser le prêt aux utilisateurs qui, à plusieurs reprises, n’ont pas respecté les règles énoncées ci-dessus.

Attitude des usagers dans les locaux du CDA

  1. Les usagers sont priés d’observer le silence et la quiétude dans la salle de lecture.
  2. Il est interdit de fumer, de manger ou de boire dans la salle de consultation du CDA.
  3. L’utilisation des téléphones portables doit se faire hors de la salle de consultation.
  4. L’apposition de tracts ou d’affiches dans l’enceinte du CDA nécessite une autorisation préalable de la hiérarchie.
  5. Les usagers du CDA sont tenus de se conformer aux présentes règles de fonctionnement.

 

Sanctions

  1. Les usagers sont responsables des ouvrages qui leurs sont confiés et seront tenus de les remplacer ou de les rembourser en cas de détérioration ou de perte.
  2. Toute infraction au règlement pourra faire l’objet d’une sanction consistant en une privation d’accès au CDA pour une période minimale d’un (01) mois.

 

Utilisation des ressources générées par l’activité

Les ressources collectées dans le cadre de l’acquisition des cartes de membres et des travaux de photocopie, seront utilisées pour soutenir les charges de fonctionnement du CDA.

Activités menées au CDA

Les deux grandes composantes du CDA sont la Documentation et les Archives, autour desquelles sont exécutées plusieurs tâches :

Au titre de la documentation

L’unité de Documentation réunit des documents d’information se rapportant aux domaines d’activités menées par la DGBF, et coordonne l’organisation et la gestion du fonds documentaire. De ce fait, elle a en charge :

  • l’acquisition et le traitement des documents ;
  • la diffusion et la production documentaire ;
  • la communication de l’information.

ACQUISITIONS ET TRAITEMENT

En vue d’accroître son fonds documentaire, le CDA procède à des acquisitions en réunissant des documents selon les besoins exprimés par les utilisateurs. L’accroissement du fonds documentaire se fait par des dons et des achats.

Les documents acquis (ouvrages, usuels, revues, périodiques, etc.) sont soumis aux étapes relatives au traitement de l’information documentaire à savoir : l’estampillage, le catalogage, l’indexation, la cotation, l’enregistrement, l’étiquetage, la saisie et le classement sur les rayonnages.

 

PRODUCTION DOCUMENTAIRE

A cette étape, sont élaborés différents produits documentaires, qui sont des documents confectionnés par le CDA, dans l’optique de faire circuler l’information et d’informer les usagers du fonds documentaire disponible, à travers des catalogues bibliographiques, des dossiers d’information, des dossiers de presses, des répertoires d’articles de presse, des bulletins de sommaires, des répertoires de recherche etc.

DIFFUSION ET COMMUNICATION

La diffusion et la communication servent mettre à la disposition du public l’information documentaire à travers des prêts, des consultations sur place.

La cellule de la communication et de la diffusion est matérialisée par une salle de consultation composée de la consigne, la banque de prêt, l’espace de lecture et l’espace Internet.

Au Titre des Archives

L’unité des Archives élabore les plans d’actions pour la mise en œuvre de la politique archivistique. Elle coordonne l’organisation et la gestion des archives de l’ensemble des structures de la DGBF. A cet effet, elle a en charge :

  • la politique de gestion des archives ;
  • la collecte et le traitement des archives ;
  • la communication des archives.

 

POLITIQUE DE GESTION DES ARCHIVES

La politique de gestion des archives au CDA consiste à :

  • assister l’ensemble des unités administratives et leurs services dans l’organisation de leurs archives dans les bureaux ;
  • élaborer et mettre à jour les instruments de gestion des documents (tableau de gestion, plan de classement, bordereaux de transfert ou d’élimination de documents…) ;
  • apporter aide et conseils aux services versants pour le transfert des documents devenus d’usage épisodique (plus de 5 ans d’ancienneté) ;
  • organiser en collaboration avec les correspondants-archives la gestion des documents intermédiaires dans les unités de préarchivage de la DGBF ;
  • préparer le versement au CDA des documents ayant perdu leur valeur administrative (plus de 10 ans d’ancienneté) ou le transfert des archives essentielles ;
  • présenter pour visa, à la Direction Générale en accord avec le service concerné et, toute proposition d’élimination de documents.

COLLECTE ET TRAITEMENT

Les documents transférés au CDA sont soumis aux opérations suivantes de traitement : tri et sélection, classement, élimination des documents, analyse, cotation, rangement.

Par ailleurs, le CDA assure d’une part la conservation des documents dans des conditions propices contre les agents de destruction, et d’autre part la prévention et la cure des documents endommagés.

COMMUNICATION DES ARCHIVES

La communication passe par la mise à la disposition des usagers, de l’information disponible à la réserve d’archives par des consultations sur place ou des prêts.

Services et Produits Documentaires du CDA

Services Offerts

  • Le Prêt

Il est limité à deux (02) documents pour une durée de quinze (15) jours renouvelable une seule fois et est exclusivement réservé au personnel de la DGBF en activité.

  • La Reproduction

La photocopie des documents est possible au prix unitaire de vingt cinq (25) F CFA la page.

  • La consultation Internet

Le centre offre un accès libre à Internet aux agents de la DGBF (les usagers internes) et un accès conditionné aux usagers extérieurs.

  • La consultation sur place

Le centre offre un accès libre à la consultation du fonds documentaire aux agents de la DGBF (les usagers internes) et un accès conditionné aux usagers extérieurs.

  • L’utilisation de la salle de réunion

Le centre offre à la demande des usagers internes un accès à la salle de réunion pour des séances de travail en groupe.

Services Offerts

  • Revue du conseil des ministres

La revue du Conseil des ministres présente trimestriellement les articles et communiqués émanant desdits conseils, publiés dans le quotidien « Fraternité Matin ».

  • Dossier d’information

Le dossier d’information traite, sans être exhaustif du contenu d’un sujet précis, à travers des informations éparses et plurielles relevant de la vie économique, financière et sociale, provenant de sources diverses (périodiques, ouvrages, sites Web et documents produits ou reçus) dans le cadre des activités administratives.

  • Dossier de presse

Le dossier de presse regroupe un ensemble d’articles sélectionnés dans plusieurs titres de revues (nationales et internationales).

Ce dossier est élaboré dans le but de fournir aux lecteurs potentiels et réels, des informations relatives aux domaines de compétences de la DGBF à savoir : les Finances, le Budget, l’Economie, la Fiscalité, la Comptabilité et toutes informations relatives au Ministère de l’Economie et des finances.

Les dossiers de presse disponibles sont relatifs :

  • aux Communiqués des Conseils des Ministres paraissant dans le quotidien Frat-Mat ;
  • aux articles du quotidien Frat-Mat en rapport avec les domaines d’information du CDA ;
  • aux articles des revues internationales en rapport avec les domaines d’information du CDA.
  • Répertoire d’articles de presse

Le répertoire de presse fait l’objet d’un regroupement mensuel de références d’articles sélectionnés selon les domaines d’activités de la DGBF, dans le quotidien « Fraternité Matin », présentés dans un tableau et compilés trimestriellement.

  • Bulletin de sommaires

Comme l’indique son nom, ce bulletin présente les sommaires des périodiques disponibles au CDA et informe de manière succincte sur le contenu des sujets abordés dans les différentes revues.

  • Catalogue des périodiques

Ce catalogue renseigne sur la collection des périodiques disponibles au CDA.

  • Catalogue des monographies

Le catalogue des monographies est un listing d’ouvrages spécifiques, acquis selon les domaines de connaissance du CDA (Economie, Finances, Comptabilité, Statistiques, Droit, Management, etc.).

Il se présente sous deux formes :

  • le Catalogue simple qui présente la liste des ouvrages disponibles selon l’ordre d’enregistrement ou d’entrée au CDA ;
  • le Catalogue-descripteur qui regroupe les ouvrages selon des vedettes-matières ou mots clés en rapport avec les domaines de connaissance du CDA.
  • Catalogue des documents budgétaires

Le catalogue des documents budgétaires présente la collection disponible à travers les différents titres de documents édités par gestion budgétaire (de 1960 à nos jours).

  • Catalogue des usuels

Le catalogue des usuels présente pour l’ensemble des usuels disponibles au CDA (dictionnaires

  • Répertoires d’archives

Les répertoires d’archives sont diversifiés selon la nature des documents archivés au CDA. Ils se présentent sous forme de listings de documents essentiels relevant de l’activité budgétaire de la DGBF, transférés au CDA.